试论做好社团档案管理的重要性
滁州市档案学会理事长 侯长明
社会团体是我国人民群众从事政治、经济、文化等社会生活的一个重要组织形式，加强对社会团体的管理，促进社会团体的健康发展，对于我们建设社会主义市场经济体制，构建和谐社会具有十分重要的意义。本文尝试从社会团体档案管理的角度，阐述加强社团档案管理在社会团体建设过程中的基础性地位，从而为提高社会团体的管理水平，促进社会团体的健康发展提供。
一、 社会团体档案的产生与发展
社会团体档案主要是指社会团体在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在我国，社会团体档案的产生具有十分悠久的历史，是我国档案财富的重要组成部分。其形成大致可以分为三个阶段：第一阶段是萌芽阶段，也就是封建社会时期。在我国封建社会，由于封建统治者禁止人民的结社自由，因此，社团的发展受到严格限制，社团发展缓慢。但是，一些以宗教、学术为主要活动内容的宗教讲经场所、书院等社会团体得以存在和发展。这些社会团体在开展活动过程中所形成的各种记录，构成了我国古代社会团体档案的主要内容。但这些档案的产生是十分原始而朴素的，因此，我们称之为萌芽阶段，这一阶段所形成的档案在我国社团档案中所占的比例很小。第二阶段是辛亥革命至新中国成立（1911年—1949年）期间。这个阶段，我国社会剧烈动荡，历经推翻封建制度的革命战争、新文化运动、抗日战争以及解放战争等。各种社会团体活动十分活跃，推动社会向前发展，并形成了众多的内容广泛而生动的档案资料，成为研究这个时期社会、历史的珍贵资料。第三阶段是新中国成立以后至今。这一阶段，以1986年《中华人民共和国档案法》颁布为标志，分为两个时期。1949—1986年，社团档案管理作为机关档案工作的一个组成部分正式纳入我国档案事业管理范畴，人们开始有意识地形成和保存社团档案。1986年《档案法》颁布后，社团档案的管理进入依法治理时期。社团档案的积累走上法治化道路，数量和质量上都有了很大的增长和提高。
二、 社会团体的发展要求加强对社团档案的管理
（一）、加强社会团体档案管理是研究社会团体发展历史的需要。我国社会团体的发展历史悠久，在长期的革命斗争和建设事业中发挥了巨大作用，并将作为人民从事政治、经济生活的重要组织而长期存在。研究社会团体发展的历史，探索社会团体变革的特点及规律，对于我们充分发挥社团的积极作用，为改革开放和现代化建设事业服务具有十分重要的意义。社团档案作为社团活动过程中产生的原始记录，具有其他资料不可替代的作用。因此，必须加强社会团体档案的收集、整理和保存，使之系统化、规范化。从而成为研究社团历史的第一手资料。
（二）、加强社会团体档案管理是对社会团体强化监督管理的重要举措。社会团体是指我国公民行使结社权利自愿成为实现会员的共同愿望，按照其章程开展活动的非营利性社会组织。包括各类使用学会、协会、研究会、促进会、联谊会、联合会、基金会、商会等称谓的社会组织，社团代表特定群体的利益。代表特定群体的利益。我国法律规定，社团必须在宪法和法律范围内开展活动，任何超越宪法和法律范围的行为都是被禁止的。加强对社团的监督和管理，是我们各级政府的一项重要职责，因此，各级政府必须加强对社会团体的管理，引导社团向积极健康的方向发展。这其中既要做好关于社团管理的法律政策的制定，更重要的是规范社团自身体制建设，明确社团的发展方向，从而形成社团发展的自我约束机制。社会团体档案记载着社团的宗旨、负责人、资金、场所等基本情况，也记载着审批过程和相应的各种文件，比较真实地全面记录了社会团体从筹备到成立，开展活动的全过程。收集和保存好这些档案，可以有效促进社团的规范化建设，提高管理水平，同时也为有针对地开展社团管理工作提供了依据，达到更好地对其监督管理的目的。
（三）加强社会团体档案管理是社团扩大社会影响和维护合法权益的需要。不断扩大社团的社会影响，吸引群众加入社团，是社团生存和发展的基础。社团依靠社团的宗旨以及开展活动吸引群众参加，通过开发档案信息资源开展对外宣传也是扩大社团社会影响的重要途径。社团档案可以为社团宣传提供文字、图象、声音等多种形式的生动素材。同时，社团档案为维护社团的合法权益提供可靠的依据。一是维护社团的合法政治权益。对于合法建立的社团，其开展活动和权益受到法律的保护，任何侵犯社团合法权益的行为，社团有权加以拒绝。二是社团的合法经济权益。在我国加入WTO后，对外开放向更大的广度和深度发展的条件下。以开展经济活动为主要目的各种商会、协会等社会团体，在对外经济交往中，可以充分利用社团档案中的生产、经营活动记录维护自己的利益。
（四）加强社会团体档案管理，为领导决策提供科学依据。任何事物的发展都具有两面性，社团的发展也同样具有两面性。改革开放以来，涌现了大量的各种各样的社会团体，这些社会团体的建立，一方面对促进社会改革，经济发展和社会进步起到了推动作用，另一方面，我们也要看到，一些社会团体的发展偏离了正常轨道，被一些别有用心的人和境外的敌对分子用来作为对我国进行“分化”、“西化”的工具。在这一点上，我们是有深刻教训的。如何最大限度地发挥社团的积极作用，减低其社会危害性。就要求我们必须对社团进行广泛研究，探询其规律性的东西，社团档案为我们在这方面的研究提供了大量丰富详实的资料。在做好社团档案的收集、整理、保管等工作的基础上，积极开发社团档案信息资源，提供高质量的编研成果，从而为领导解决社团管理中的问题提供科学决策依据。
三、 创新工作体制，不断提高社团档案管理水平。
随着我国政治，经济、社会的不断发展，特别是在人均GDP跨入1000美元以后，社会处于矛盾多发期，各种社会矛盾开始显现，正确处理和解决好这些矛盾，直接关系到我国社会主义现代化建设事业的成败。为此党中央及时提出要构建和谐社会，为经济发展打造稳定的社会平台。社团作为代表一定群体利益的社会组织，对于我们缓解社会矛盾，建立和谐社会具有着十分重要的作用。这也为我们如何围绕社团建设，服务建设社会主义市场经济体制，建立和谐社会，进一步做好社团档案管理提出了新的要求。
第一、积极探索加强社团档案管理的长效机制。目前，我国的社会团体发展十分不平衡，主要体现在条块分割和体制特征，在发展程度与组织形式上千差万别，这些都给把社团作为一个整体进行管理带来了难度。大量民间组织的涌现，就使过去按照机关档案管理的模式对社团档案进行管理已不能适应要求，必须探索社团档案管理的新机制。民政部门负责社团的管理，档案部门对社团档案工作负有监督和指导的职责。由于社团涉及的面广，而且档案部门不掌握社团的建立情况，因此，由档案部门进行监督和指导十分困难，可以考虑由民政部门和档案部门共同研究建立社团档案工作管理体制，理顺其中的各种关系，建立社团档案管理的长效机制。
第二、坚持分类指导原则，加强社团档案业务建设。由于社团在组织性质、组织形式、组织规模上有很大的差异，在社团档案业务建设上应坚持分类指导的原则，不宜搞“一刀切”，要根据社团的特点和形成档案的内容，制定社团档案业务建设规范。其中，反映社团基本面貌和重大活动的档案材料，必须及时归档，并确保完整、系统、准确和安全保管。条件较好的社团可以建立综合档案室，集中统一管理本社团形成的各种门类的档案。
第三、整合社团档案资源，研究社团档案利用途径。社团档案是国家档案财富的重要组成部分，是社团活动的原始记录。社团档案一方面为社团管理、发展服务，同时为研究社团历史，积累国家档案财富服务。有效整合社团档案资源，建立社团档案资料库，显得尤为重要。目前，社团由于条块分割，组织分散，而且许多社团的档案也不向同级国家综合档案馆移交管理，使社团档案处于多头管理状态，许多部门和单位以及社团都保管一部分，十分分散。加强对社团档案资源的整合，就是要把这些分散的社团档案通过一定的组织制度，技术手段集中统一起来，充分利用现代通讯技术，建立社团档案资料库，实现社团档案存贮数字化、管理网络化、利用在线化，最大限度地发挥社团档案的作用。
作者： 侯长明 滁州市档案局（馆）长